Kort svar: En webbplats som drivs av ett företag eller en organisation kan behöva innehålla information om verksamheten, kontaktuppgifter, information om personuppgiftsbehandling och cookies samt ytterligare information beroende på verksamhetens art.
Det finns alltså ingen generell checklista där varje punkt gäller alla webbplatser. Kraven beror på vad webbplatsen används till och vilken verksamhet som står bakom den.
För en vanlig företagswebbplats är framför allt e-handelslagen, GDPR och reglerna om cookies viktiga att känna till. Driver du e-handel kan dessutom konsumenträttsliga informationskrav bli aktuella.
1. Företagsinformation och kontaktuppgifter
För företag som tillhandahåller informationssamhällets tjänster finns krav enligt e-handelslagen på att viss information ska finnas tillgänglig på ett enkelt, direkt och stadigvarande sätt.
Det handlar bland annat om:
- företagets namn
- adress
- e-postadress
- organisationsnummer, när det är tillämpligt
- momsregistreringsnummer, när det är tillämpligt
- eventuell behörig tillståndsmyndighet
- viss information om reglerad yrkesverksamhet, när det är aktuellt.
Det innebär att det inte räcker att en besökare bara kan hitta ett kontaktformulär. Den information som krävs enligt lagen ska vara tillgänglig på ett enkelt och direkt sätt.
Tips: En sida som heter exempelvis Kontakt, Om företaget eller Företagsinformation kan samla mycket av denna information.
2. Integritetspolicy och information om personuppgifter
Om webbplatsen behandlar personuppgifter gäller GDPR.
Personuppgifter kan exempelvis vara:
- namn
- e-postadress
- telefonnummer
- adress
- IP-adress i vissa situationer
- bilder på personer
- information som samlas in genom formulär.
Alla verksamheter som behandlar personuppgifter måste följa GDPR. Det innebär bland annat att behandlingen behöver ha en rättslig grund och att de registrerade ska få information om hur deras uppgifter behandlas.
En integritetspolicy kan därför behövas på webbplatsen.
Den bör bland annat förklara:
- vilka personuppgifter som samlas in
- varför de samlas in
- hur länge de sparas
- hur uppgifterna används
- vilka rättigheter den registrerade har
- hur personen kan kontakta den personuppgiftsansvariga.
IMY rekommenderar att informationen är klar, tydlig, begriplig och lättillgänglig.
3. Cookieinformation
Om webbplatsen använder cookies behöver du också ta reda på vilka regler som gäller för just de cookies och andra tekniker som används.
Cookies kan exempelvis användas för:
- funktioner på webbplatsen
- statistik
- analys
- marknadsföring
- personanpassning.
Olika typer av cookies kan omfattas av olika regler. Därför bör du inte bara lägga in en generell cookiepolicy utan först ta reda på vilka cookies webbplatsen faktiskt använder.
IMY beskriver bland annat att cookies kan innehålla information som kan kopplas till en fysisk person och att det ska framgå vilka cookies som är nödvändiga och hur användaren kan hantera sitt val.
4. Information vid e-handel
Driver du en webbutik tillkommer fler krav.
Vid distansavtal ska konsumenten bland annat få information om:
- företagets namn
- organisationsnummer
- telefonnummer
- adress
- e-postadress
- varans eller tjänstens huvudsakliga egenskaper
- pris inklusive skatter och avgifter
- leveranskostnader
- andra tillkommande kostnader
- information om ångerrätt när sådan gäller.
Det innebär att en e-handelswebbplats behöver mer information än en enkel informationswebbplats.
5. Tillgänglighet
Tillgänglighet är också en viktig del av moderna webbplatser.
Men alla webbplatser omfattas inte av exakt samma lagkrav.
Offentliga aktörer kan omfattas av DOS-lagen och vissa privata tjänster, exempelvis vissa e-handelstjänster, omfattas av lagen om vissa produkters och tjänsters tillgänglighet.
Vilka krav som gäller beror därför på verksamheten och tjänsten.
En tillgänglig webbplats bör bland annat kunna användas av personer som:
- navigerar med tangentbord
- använder skärmläsare
- behöver högre kontrast
- har andra behov av anpassning.
6. Formulär och kontaktfunktioner
Om webbplatsen har kontaktformulär, bokningsformulär eller andra funktioner där besökaren lämnar uppgifter behöver du tänka på både GDPR och tillgänglighet.
Ett formulär kan exempelvis samla in:
- namn
- e-postadress
- telefonnummer
- meddelande
- andra personuppgifter.
Därför behöver du veta varför uppgifterna samlas in och hur de behandlas.
Formulären bör dessutom vara tydliga och möjliga att använda även för personer som inte använder mus.
7. Villkor och annan information
Vilken information som behöver finnas beror också på vad webbplatsen erbjuder.
Det kan exempelvis handla om:
- köpvillkor
- användarvillkor
- leveransvillkor
- returvillkor
- ångerrätt
- abonnemangsvillkor
- information om reklamation
- information om priser och avgifter.
Alla dessa behöver inte finnas på en vanlig företagswebbplats. De blir aktuella när verksamheten och tjänsten innebär att sådana regler gäller.
Checklista: Vad behöver min webbplats?
Använd checklistan som en första kontroll:
| Information/funktion | Vanlig företagswebbplats | E-handel |
|---|---|---|
| Företagsnamn | ✓ | ✓ |
| Kontaktuppgifter | ✓ | ✓ |
| Adress | ✓ | ✓ |
| E-postadress | ✓ | ✓ |
| Organisationsuppgifter | ✓ | ✓ |
| Integritetsinformation | När personuppgifter behandlas | ✓ |
| Cookieinformation | Om cookies används | Om cookies används |
| Köpvillkor | – | ✓ |
| Pris och kostnader | – | ✓ |
| Information om ångerrätt | – | När det är tillämpligt |
| Tillgänglighet | Beror på verksamheten | Beror på verksamheten |
Viktigt: Tabellen är en förenklad vägledning. Den ersätter inte en bedömning av vilka regler som gäller för just din verksamhet.
Behöver alla företag ha en integritetspolicy?
Nej, frågan är egentligen om företaget behandlar personuppgifter och vilken information som ska lämnas till de registrerade.
Eftersom en webbplats ofta hanterar exempelvis kontaktuppgifter, formulär eller analysdata behöver många företag ge information om sin personuppgiftsbehandling.
Måste företagsnamn och adress finnas på webbplatsen?
För tjänsteleverantörer som omfattas av e-handelslagen ska bland annat namn, adress och e-postadress finnas tillgängliga på ett enkelt, direkt och stadigvarande sätt. Organisationsnummer ska anges när det är tillämpligt.
Måste alla webbplatser ha en cookie-banner?
Inte automatiskt. Det beror på vilka cookies och andra tekniker som används och vilka regler som gäller för dem.
Det viktiga är därför att först inventera webbplatsens cookies och tekniker, snarare än att utgå från att alla webbplatser behöver samma lösning.
Måste alla företagswebbplatser vara tillgängliga?
Nej, inte enligt samma lagkrav.
Vissa verksamheter omfattas av särskilda tillgänglighetskrav medan andra inte gör det. Det beror bland annat på om verksamheten är offentlig och vilken typ av tjänst webbplatsen tillhandahåller.
Det är däremot ofta klokt att arbeta med tillgänglighet även när ett specifikt lagkrav inte gäller.
Sammanfattning
Det finns ingen universell lista över saker som alla webbplatser måste ha.
För en företagswebbplats är det däremot viktigt att kontrollera:
- Företags- och kontaktuppgifter
- Information om personuppgifter
- Cookies och eventuell samtyckeshantering
- Konsumentinformation vid e-handel
- Tillgänglighetskrav
- Villkor och annan information som gäller för verksamheten
Det viktigaste är alltså inte att fylla webbplatsen med juridiska texter, utan att identifiera vilka regler som faktiskt gäller för just webbplatsen och verksamheten.